Webinar : définition et mise en place

Le webinar, ou webinaire, est un type de contenu qui peut notamment être utilisé dans le cadre du content marketing. Il s’agit tout simplement d’un séminaire web enregistré en direct, qui peut réunir de nombreux participants. Cette page vous donne la définition du webinar et vous explique comment utiliser les webinaires dans votre communication digitale.

Que veut dire webinar ?

Le terme webinar, ou webinaire, désigne une conférence en ligne et en direct entre plusieurs participants.

C’est un type de contenu qui peut être utilisé dans la communication interne d’une entreprise, dans sa stratégie commerciale, mais également dans le cadre de la création de contenu et du content marketing.

Webinar : définition

Commençons par donner la définition du webinar.

Le webinar est une conférence en ligne, qui rassemble plusieurs participants en direct. Ce terme est issu de la contraction de web et de « seminar » (ou « séminaire » en Français).

Un webinar peut avoir différents objectifs, mais rassemblera toujours les caractéristiques suivantes :

• Il est enregistré et diffusé en direct.
• Le webinaire accueille un ou plusieurs intervenants (il peut s’agir d’une présentation ou d’un échange), généralement filmés par leur webcam, et peut être consulté par une audience (qui, elle, n’est pas filmée).
• Il est réalisé par le biais d’un logiciel spécifique (de nombreuses solutions techniques permettent de créer un web séminaire).
• Un webinar peut nécessiter l’intervention de l’audience. L’un des intérêts d’un séminaire est de laisser l’audience réagir ou poser des questions (souvent sous forme de discussion instantanée).

On peut également parler de web-conférence ou de web séminaire pour désigner ce type de contenu.

Webinaire ou webinar ? Si vous vous posez encore la question, gardez en tête que webinar et webinaire sont des synonymes. Le terme webinaire est simplement le nom francisé du webinar. 

Comment fonctionne un webinar ?

Le webinaire doit avant tout être considéré comme un évènement. En tant que tel, il nécessite forcément une certaine préparation.

Globalement, l’organisation d’un webinaire va se réaliser comme suit :

1. Préparation du webinaire : il s’agit en premier lieu de définir le thème, l’objectif et les intervenants du webinaire. Selon le type de webinaire, la préparation peut être plus ou moins longue et délicate.
2. Choix d’une solution technique : le webinaire repose forcément sur un logiciel ou une solution technique (que les participants devront utiliser). Il s’agit donc de choisir une solution adaptée, et de s’assurer de bien maîtriser l’outil.
3. Choix des intervenants : il est bien important de bien distinguer les intervenants à un séminaire (qui prennent la parole) et l’audience (qui consulte le séminaire, et peut poser des questions sous forme de messages instantanés). Si plusieurs intervenants sont amenés à discuter, mieux vaut bien préparer les échanges et encadrer le temps de parole.
4. Invitation de l’audience : en tant qu’évènement, le webinar nécessite d’envoyer des invitations. La participation à un webinaire se fait souvent grâce à un lien d’invitation, envoyé par e-mail. Il est impératif que les participants et l’audience connaissent la date et l’heure du séminaire, d’où la nécessité d’une certaine préparation. L’envoi de rappels 48h, 24h et 1 à 2h avant l’évènement est vivement conseillé.
5. Animation du webinaire : le jour J, le séminaire doit être correctement animé et organisé. Plus il y a de participants, et plus il sera nécessaire d’encadrer et d’animer les échanges. De même, il est fréquent de devoir encadrer et modérer l’audience, par exemple pour choisir les meilleures questions.
6. Retours du séminaire : suite au séminaire, il peut être nécessaire de récolter les retours des participants, ou encore de les relancer si cela est nécessaire. Tout dépend bien évidemment du type de séminaire et de son objectif.

Vous aurez compris qu’un webinar ne se réalise pas du jour au lendemain ! Mieux vaut certaines compétences et une bonne préparation pour s’assurer de la qualité de l’évènement.

À quoi sert un webinar ?

Il faut bien comprendre que le webinar n’est jamais qu’un type de contenu, voire un canal de communication. Il peut donc prendre de multiples formes et être utilisé à différents desseins.

Le rôle d’un webinar

Les webinaires peuvent être utilisés dans de multiples cas, que ce soit pour de la communication interne, de la vente ou encore de la formation.

Le webinar peut notamment être utilisé pour les raisons suivantes :

• Le webinaire interne : dans la communication interne de l’entreprise, le webinaire peut être utilisé pour la réalisation de conférences internes, l’annonce d’évènements ou l’organisation de réunions. Avec l’essor du télétravail, l’organisation de webinaires réguliers peut être directement intégrée au fonctionnement de l’entreprise.
• La formation : les webinaires peuvent également être utilisés pour la formation. Un formateur peut décider de mettre en place un webinaire pour former toute une équipe, ou une audience large. Le caractère « live » du webinaire permet à l’audience de poser des questions et d’échanger avec le formateur si nécessaire.
• La vente : un webinaire peut également être utilisé à visée commerciale. On peut par exemple mettre en place un webinaire pour présenter de nouveaux produits ou pour faire la démonstration d’un logiciel. C’est également un format assez utilisé dans l’infoprenariat, pour la vente de formations en ligne.
• L’acquisition de leads : il est fréquent pour les entreprises d’utiliser le webinaire comme source d’acquisition de leads. Il s’agit d’organiser un webinaire sur une thématique qui intéresse directement votre cible commerciale. Pour assister à un webinaire, l’audience doit généralement donner son adresse e-mail ou son numéro de téléphone. Organiser un webinaire peut ainsi permettre de générer des leads marketing, que vous pourrez contacter à l’issue du webinar.
• Le live shopping : des sites de vente en ligne peuvent organiser des live shopping, à savoir des démonstrations live de leurs produits (un peu à la mode du télé-achat !), qui permettent d’inciter à l’achat.
• Le contenu payant : on notera qu’un webinaire peut même être utilisé comme contenu payant. Un infopreneur peut décider d’organiser un webinaire payant, qui rassemble un ou plusieurs intervenants experts sur une thématique qui intéresse l’audience.

L’enjeu est bien évidemment de trouver un format adapté à votre activité, et une thématique qui peut générer de l’intérêt autour du webinaire.

Les différents types de webinaires

En conséquence de ce que nous venons d’aborder, le webinar peut prendre différentes formes :

• Il peut s’agir d’une seule webcam, qui montre l’intervenant principal ou son écran. On peut tout à fait diffuser une présentation PowerPoint ou tout autre contenu via un webinar.
• Un webinar peut présenter différents écrans simultanément. Les intervenants peuvent alors échanger entre eux, par webcam interposée.
• Le webinaire peut également diffuser une réunion physique entre les intervenants. Il est alors important que chacun ait un micro de qualité. Cette solution est notamment intéressante pour du live shopping.
• Dans certains cas, le webinaire peut être la transmission live d’un évènement physique avec audience. Cette solution peut par exemple être utilisée pour rediffuser un évènement organisé par votre entreprise.

Il est important de bien réfléchir à la forme d’un webinaire et à son animation. Si vous cherchez à présenter un logiciel, par exemple, il faut pouvoir diffuser votre écran. Si vous souhaitez mettre en valeur vos produits, mieux vaut pouvoir les présenter à la caméra.

Par ailleurs, attention de bien limiter les intervenants. Un webinaire avec trop d’écrans en live peut rapidement devenir difficile à suivre ou à animer.

Intérêt et limites des webinaires

Le webinar peut être une excellente arme dans la stratégie de communication digitale d’une entreprise. Il s’agit cependant d’un contenu assez technique à produire.

Avant de vous lancer dans l’organisation d’un webinaire, mieux vaut bien vous pencher sur les pour et les contre d’un tel type de contenu…

Les atouts du webinaire

Il est évident que le webinar peut apporter de nombreux atouts pour une entreprise qui cherche à communiquer sur internet :

• Il peut simplifier les échanges et réduire les coûts, notamment en interne. Intégrer les webinaires dans votre stratégie commerciale peut réduire les frais de déplacement ou les coûts évènementiels. Le webinaire peut par ailleurs être organisé plus rapidement qu’un évènement physique.
• Le webinar génère des prospects, car il peut permettre d’attirer des clients potentiels jusqu’à votre entreprise. Certains webinaires peuvent générer des ventes directes, mais aussi générer des leads, qui seront recontactés par la suite par votre équipe commerciale.
• Il peut participer à la notoriété de l’entreprise. Des webinaires réguliers ou populaires permettent de prouver votre expertise à votre public cible et de vous placer comme un leader du secteur.
• Il génère du contenu. On notera que le webinaire peut également être utilisé pour créer du contenu visuel. Un webinaire peut tout à fait être enregistré, puis rediffusé sous forme de vidéos YouTube ou sur le site internet de l’entreprise. Vous faites alors d’une pierre deux coups.
• Il crée des interactions. Tous les webinar vous permettent d’être en contact avec vos clients et prospects, mais aussi avec des confrères (notamment si vous invitez des intervenants externes). C’est donc une solution de communication pertinente pour vous intégrer parfaitement dans votre secteur.

Bien manié, le webinar peut devenir une source d’acquisition à part entière, ou tout simplement fluidifier vos communications internes ou externes.

Mais il ne faut pas oublier que c’est un format qui nécessite une certaine maîtrise.

Les défauts d’un webinar

Il serait risqué d’idéaliser le webinaire ou son organisation. Avant de vous lancer, n’oubliez pas les limites des webinaires :

• Le webinar nécessite une audience. Un webinaire sans audience n’a strictement aucun intérêt. Il est important de rassembler au moins une dizaine de personnes, pour qu’il puisse y avoir des échanges et pour mettre en valeur votre société.
• Il est soumis aux aléas du direct. Tout évènement en direct peut entraîner des couacs. Avec le webinaire, vous n’êtes jamais à l’abri du problème technique. Vous maîtrisez par ailleurs moins votre image que lors d’une vidéo préenregistrée, et il est important que vous ayez une vision parfaite de votre sujet.
• Il exige du matériel. Il est important d’avoir au minimum une webcam, et idéalement un micro de qualité (et ce pour chacun des intervenants). Sans un peu de matériel, la qualité de la diffusion risque de ne pas être optimale.
• Mieux vaut une certaine organisation. Naturellement, organiser un webinaire est nettement plus prenant que de créer une vidéo. Il ne faut pas négliger le temps passé dans l’organisation d’un web séminaire.

Une chose est sûre : l’organisation de webinaires fait rarement partie des premières actions de communication digitale d’une entreprise.

Avant de pouvoir organiser des webinaires, il est important de vous constituer une audience (par exemple grâce aux réseaux sociaux). La mise en place d’un séminaire sera pertinente à partir du moment où vous serez en mesure de générer de l’intérêt autour d’un tel évènement web.

Comment organiser un webinar ?

Vous souhaitez créer un webinaire pour votre entreprise ou à titre individuel ? Dans ce cas, il est important de bien vous préparer à l’exercice.

Comment créer un webinar ?

La création d’un webinaire nécessite l’utilisation d’un logiciel spécialisé.

Il existe un grand nombre de logiciels de webinar :

• ClickMeeting,
• GotoWebinar,
• Livestorm,
• Webinato,
• Webikeo,
• Zoom,
• Zoho Meeting, etc.

Le choix d’un outil dépendra de votre budget, des fonctionnalités recherchées, du nombre de participants et de la durée du séminaire. Attention aux logiciels de webinaire gratuits/freemium (comme Livestorm ou Zoom), qui ont souvent une version limitée (par exemple avec un nombre limité de participants ou une durée totale limitée).

Un bon logiciel de séminaire permettra également l’envoi des e-mails d’invitation et de relance, essentiels pour le bon déroulement de l’opération.

En parallèle, renseignez-vous sur les fonctionnalités du logiciel de webinar choisi : partage d’écran, FAQ, chat, intégration aux réseaux sociaux, etc.

Notre conseil : prenez toujours le temps de tester un outil en interne ou avec des proches, pour apprivoiser le logiciel et vous assurer de son bon fonctionnement. Testez également votre matériel (caméra, micro, connexion internet, etc.).

Comment animer un webinaire ?

Vous aurez compris qu’il serait particulièrement risqué de lancer un séminaire sans l’avoir correctement préparé !

L’animation d’un webinaire va forcément participer à son succès et à son intérêt :

• Sélectionnez et encadrez les participants : si plusieurs personnes sont amenées à participer, il est important de prévoir une « répétition », ou au moins d’indiquer à chacun quel sera son temps de parole.
• Préparez le contenu : un bon webinaire doit présenter un contenu (qu’il s’agisse d’une présentation de produit, d’un débat ou d’une liste de conseils). Il est important d’avoir une certaine vision de ce contenu. Vous devez avoir une vision claire des sujets abordés et de la durée moyenne de chaque thématique.
• Encadrer le débat : dans le cas de plusieurs intervenants, mieux vaut une personne chargée d’animer le débat, en posant les questions et en invitant chaque participant à parler, le moment venu. Le rôle d’un animateur peut être essentiel, notamment pour s’assurer que le webinaire ne dure pas trop longtemps, et que tous les sujets ont été abordés.
• Prévoir des modérateurs : en plus des intervenants, il peut être intéressant d’avoir des modérateurs du chat, qui peuvent par exemple répondre à certaines questions de l’audience par écrit, ou encore faire remonter les questions les plus pertinentes aux intervenants.
• Préparer le déroulement du webinaire : un bon webinaire doit avoir une durée limitée. Idéalement, prévoyez un temps d’intervention, et un temps de Q/R (questions/réponses). La majorité du temps de webinaire doit être accordé à la présentation, car il se peut que l’audience n’ait pas forcément un grand nombre de questions.

En fin de webinaire, il est important de bien réfléchir à votre conclusion. Si un webinar vise à présenter des produits, vous pouvez par exemple rappeler une offre promotionnelle en cours, pour inciter à l’achat.

Si l’objectif est de créer des contacts, vous pouvez rappeler un e-mail de contact ou donner l’opportunité à l’audience d’échanger avec vous. L’envoi d’un e-mail récapitulatif suite à un webinaire est également l’occasion de maintenir le contact, et d’inciter à la conversion.

Comment enregistrer un webinar ?

Avant d’organiser un webinaire, réfléchissez toujours à votre capacité à enregistrer le webinaire sous format vidéo.

Il est toujours intéressant de garder une trace vidéo d’un webinaire, par exemple pour le diffuser sur YouTube ou pour présenter des extraits sur les réseaux sociaux.

L’enregistrement de l’évènement peut aussi intéresser les personnes initialement inscrites, mais qui n’ont pas pu assister au webinaire live.

Différentes solutions techniques permettent d’enregistrer un webinaire :

• Certains logiciels de webinaire permettent l’enregistrement automatique du webinaire, voire l’envoi de l’enregistrement par e-mail.
•  Si votre logiciel de webinaire ne le permet pas, il existe des logiciels d’enregistrement d’écran, qui peuvent être utilisés par différents intervenants. Attention néanmoins à ce que l’enregistrement ne ralentisse pas trop votre ordinateur si vous présentez le webinaire ! Mieux vaut demander à l’un de vos collaborateurs d’enregistrer le webinaire sur son propre ordinateur.

Tout comme c’est le cas pour un logiciel de webinaire, testez toujours au préalable les solutions techniques employées, pour vous assurer que l’enregistrement fonctionne bien le jour J.

Vous avez désormais une vision complète de la définition du webinar et de ses utilisations. Si ce type de contenu vous semble adapté à votre activité, il n’y a plus qu’à vous lancer !