Les différents mails types et leur utilisation

Les mails types peuvent s’avérer essentiels à la communication digitale d’une entreprise. En effet, un e-mail type permet de gagner un temps précieux dans certains échanges, et d’automatiser certaines communications avec vos clients et prospects. Cette page vous présente les différents types d’e-mails automatiques et de mails types, et vous conseille sur l’utilisation des mails types dans votre stratégie.

Qu’est-ce qu’un mail type ?

Les e-mails, ou courriels, sont devenus indissociables de la communication digitale, et de la communication au global. Et pour cause, la plupart des entreprises utilisent majoritairement l’e-mail pour échanger avec leurs clients.

C’est dans ce cadre que les mails types sont devenus pratiquement indispensables pour une entreprise qui communique par voie numérique. Mais avant toute chose, il peut être utile de rappeler en quoi ces e-mails consistent !

E-mail type : définition

Commençons par donner une définition des mails types. Un mail type est un courriel prérédigé, qui répond à une situation précise et peut être envoyé de manière manuelle ou automatique.

Un exemple simple est le mail type de refus de candidature, qu’un recruteur pourra envoyer systématiquement à tous les candidats non sélectionnés pour une offre d’emploi.

Selon les cas, le mail type est :

• Standard : il contient un texte prédéfini qui peut être envoyé tel quel, et s’appliquera à tous les destinataires. Le contenu sera alors volontairement neutre et générique, pour s’adapter à tout type de public et ne nécessiter aucune retouche.
• Personnalisé : il contient un texte prédéfini, qui peut être enrichi avec des éléments personnalisables (nom et prénom du destinataire, éléments de contexte, etc.). La personnalisation peut être manuelle ou automatique.

Il est possible de créer un mail type Gmail, Outlook, Yahoo ou sur la plupart des messageries.  L’utilisateur peut alors créer un modèle de mail pour gagner du temps. Il pourra sélectionner ce modèle et l’envoyer manuellement dès qu’il en a besoin.

Mais il est également fréquent de créer des mails types grâce à des logiciels d’emailings comme Brevo ou Mailchimp. Les e-mails types peuvent alors être envoyés et personnalisés automatiquement, en fonction de scénarios prédéfinis et des informations contenues dans la base de données de l’entreprise.

À savoir : personnaliser les courriels types est essentiel pour quiconque cherche à « humaniser » ses communications. Ce sera notamment indispensable pour tout e-mail commercial (présentation d’un produit ou service, demande de rendez-vous, etc.), car des e-mails trop génériques et impersonnels risquent d’avoir un très mauvais taux de retour.

À quoi sert un mail type ?

Utilisés depuis des décennies dans le monde professionnel, les mails types ont deux principaux intérêts :

• Un gain de temps : depuis toujours, l’e-mail type permet de gagner un temps précieux. Il est bien plus rapide d’envoyer un modèle d’e-mail préécrit plutôt que de devoir retaper un nouvel e-mail à chaque envoi. C’est notamment indispensable dans les administrations ou pour toutes les communications répétitives d’un client à l’autre.
• Une automatisation des échanges : plus récemment, l’e-mail type s’clairement associé à l’automatisation des échanges. Il s’agit d’envoyer de manière automatique tous les e-mails qui peuvent l’être, à la fois pour gagner du temps, pour éviter les oublis ou erreurs humaines et pour simplifier les échanges avec les prospects ou clients.

Dès lors que vous envoyez régulièrement le même type d’e-mail (lettre de réception d’un dossier, e-mail de confirmation de commande, réponse à une question fréquemment posée, présentation de votre produit ou service, etc.), il est pertinent de vous pencher sur le principe des mails types et de le marketing automation.

E-mail type et marketing automation

Naturellement, les mails types ont connu un grand essor avec le marketing automation. Le marketing automation, ou « marketing automatisé », consiste à automatiser au maximum les échanges commerciaux et marketing avec des clients et prospects, grâce à des outils spécifiques.

L’e-mail est certainement le canal digital le mieux adapté au marketing automatisé, car il offre de nombreux atouts :

• Grâce aux logiciels d’emailing, il est très simple d’envoyer des e-mails automatiquement à sa base de données.
• Ces mêmes logiciels d’emailing permettent généralement de créer des scénarios pour automatiser l’envoi d’e-mail. Un entrepreneur peut par exemple envoyer automatiquement un e-mail de bon anniversaire à ses clients, ou programmer l’envoi d’une newsletter régulière.
• L’envoi d’e-mails coûte nettement moins cher que le SMS ou le courrier postal, d’où son intérêt comme outil de communication prioritaire pour certains échanges.
• Il est très facile de personnaliser des mails types via le marketing automation, notamment grâce à des champs personnalisés (par exemple « nom » ou « prénom »), qui peuvent automatiquement se remplir grâce à votre base de données à chaque envoi.
• On peut tout à fait utiliser plusieurs adresses e-mail de l’entreprise (par exemple une adresse mail générique pour les e-mails transactionnels et l’adresse d’un commercial ou du dirigeant pour les e-mails commerciaux), ce qui participe une fois de plus à personnaliser les échanges (même si ces derniers sont entièrement automatisés.).

Alors que les mails types furent un temps préparés manuellement par chaque salarié, en fonction de ses besoins, il est de plus en plus fréquent que ce soit l’équipe marketing qui réfléchisse à la nature et à l’envoi des mails types, de manière à automatiser tous les échanges qui peuvent l’être.

À savoir : la marketing automation s’appuie généralement sur l’usage d’un CRM, ou au minimum d’un logiciel spécialisé dans l’emailing. Ce sont donc des solutions techniques à mettre en place si vous souhaitez automatiser l’envoi d’e-mails types.

Les différents types d’e-mails

Après avoir rappelé l’intérêt et les modèles de mails types, il peut être intéressant de se pencher sur les différents types d’e-mails qu’une entreprise peut être amenée à envoyer, et de mettre en avant quelques exemples de mails types.

Vous pouvez notamment trouver des exemples ici si vous êtes à la recherche de modèle pour un e-mail d’invitation, pour un message de panier abandonné ou encore pour une offre spéciale.

Laissez-nous également vous présenter les principaux mails types utilisés par les entreprises :

L’e-mail de notification

Pour commencer, évoquons les types de courriels les plus aptes à être remplacés par des mails types et le marketing automation : à savoir l’e-mail de notification.

Un e-mail de notification est un courriel informatif, qui confirme à l’internaute une action ou une étape dans son parcours sur le site web d’une entreprise. Comme son nom l’indique, ce message est une simple notification, qui peut notamment être envoyée lors des évènements suivants :

• Création d’un compte client,
• Confirmation d’nscription à une newsletter,
• E-mail d’anniversaire,
• Abandon de panier,
• E-mail de relance en cas de compte inactif,
• Refus d’une candidature, etc.

Ces e-mails sont par nature assez impersonnels, et aucun internaute ne vous tiendra rigueur de les savoir automatisés.

Il est intéressant d’en faire des mails types, car ils peuvent être utilisés pour faire circuler une information ou un message clé. Un e-mail d’abandon de panier, par exemple, peut être utilisé pour envoyer un bon promotionnel, qui pourrait inciter l’internaute à passer la commande !

Les e-mails transactionnels

Autre message qui peut facilement être automatisé, l’e-mail transactionnel est tout simplement un e-mail de notification autour d’une commande.

Spécifiquement utilisé par les sites de e-commerce (tout site qui permet de commander un service ou produit en ligne), l’e-mail transactionnel envoie souvent des informations très utiles à vos clients : 

• Confirmation de commande ou de réservation,
• Confirmation d’envoi du colis,
• Annonce du numéro de suivi,
• Envoi d’une facture, etc.

Automatiser les e-mails transactionnels est une nécessité pour toute entreprise qui traite un grand nombre de commandes. L’enjeu est d’éviter les erreurs humaines (oubli d’envoi d’un e-mail, information incomplète ou imprécise, etc.), de fluidifier la communication autour des commandes et de limiter les questions et craintes de vos clients.

Si vos e-mails transactionnels indiquent clairement la procédure d’envoi ou la date de réception de la commande, vous aurez moins de messages ou d’appels de clients inquiets quant à ces informations.

L’e-mail promotionnel (ou e-mail marketing)

L’e-mail promotionnel est particulièrement utilisé dans le marketing automation. Un e-mail promotionnel est un message destiné à présenter un produit, un service ou une offre marketing, et à promouvoir une marque ou une entreprise.

On peut trouver différents types de messages dans les e-mails marketing d’une entreprise :

• Offre spéciale (soldes, promotion exceptionnelle, vente flash, etc.),
• Lancement d’un produit,
• Ouverture d’une boutique,
• Présentation des fonctionnalités d’un logiciel, etc.

Certaines campagnes d’e-mail marketing s’appuient sur plusieurs courriels envoyés à intervalles réguliers. Par exemple, vous pouvez programmer une série d’email à chaque fois qu’un prospect cherche à en savoir plus sur votre produit ou service. Chaque e-mail peut lui présenter une fonctionnalité différente de votre produit, et mettre en avant une offre promotionnelle pour les nouveaux clients.

Les emails marketing peuvent être très efficaces en parallèle d’une stratégie d’acquisition digitale. L’idée est d’automatiser une partie de votre force commerciale. Les e-mails peuvent par exemple vous aider à identifier les prospects intéressés par votre offre (par exemple ceux qui ont le meilleur taux d’ouverture d’email ou ceux qui y répondent), ou tout simplement augmenter le nombre d’échanges avec vos prospects sans que cela ne vous prenne plus de temps.

La newsletter

Si vous envisagez d’utiliser les e-mails comme canal digital privilégié, vous allez très certainement vous pencher sur la création d’une newsletter.

La newsletter, en français « lettre d’information », est un outil de communication qui s’appuie sur la diffusion d’e-mails réguliers à destination d’une cible bien précise. Le principe de la newsletter est généralement le suivant :

• Une newsletter est envoyée à des internautes qui se sont spécifiquement inscrits pour la recevoir. Un internaute va s’inscrire à une newsletter par intérêt pour une marque ou une entreprise, parce que la newsletter offre des informations pertinentes pour lui, ou encore parce que la newsletter lui permet de recevoir des offres spéciales (promotions, achat en avant-première, participation à des évènements, etc.).
•  Les sites de e-commerce vont fréquemment proposer l’inscription à la newsletter à tous les internautes qui créent un compte client.
• Idéalement, une newsletter est diffusée à intervalle régulière (par exemple de manière hebdomadaire) et contient toujours des informations utiles ou pertinentes pour l’internaute.
• En se constituant une base de données grâce aux abonnements à une newsletter, une marque peut en profiter pour diffuser sporadiquement des emails marketing, que ce soit des e-mails promotionnels purs (par exemple pour annoncer un évènement) ou en intégrant des contenus marketing à l’intérieur de la lettre d’information (par exemple un code promo à destination des abonnés à la newsletter).

On notera que la newsletter n’est pas du tout un mail type, dans le sens où chaque newsletter doit contenir des informations nouvelles et différentes des e-mails précédents. En revanche, il est tout à fait possible d’automatiser une newsletter.

Si certaines marques ont une newsletter publiée « en temps réel » (un nouvel e-mail est écrit chaque semaine, et les nouveaux abonnés ne reçoivent que les nouveaux e-mails), d’autres vont considérer une newsletter comme une chaîne d’e-mails préécrits, et chaque nouvel abonné recevra chaque e-mail précédemment rédigé, toujours avec une semaine d’intervalle entre chaque envoi.

Important : l’enjeu de la newsletter est de proposer du contenu marketing de qualité, qui intéressera l’internaute. L’objectif est en effet que les abonnés consultent régulièrement vos e-mails, et continuent de les ouvrir, ce qui vous permet de profiter d’un canal de communication direct avec eux. 

Comment utiliser les mails types ?

Vous cherchez à utiliser des courriels types dans vos communications avec vos clients et prospects ? Dans ce cas, il est intéressant de vous pencher sur les bonnes pratiques en la matière.

Voici comment mettre en place les mails types de votre entreprise :

1. Listez vos besoins : en premier lieu, il est intéressant de lister tous les mails types que vous pourriez envoyer. Faites une liste de tous les types d’emails qu’il serait pertinent d’automatiser. Un échange avec toutes vos équipes (commerciaux, ressources humaines, managers, etc.) est nécessaire pour identifier quels sont les besoins et pratiques en matière d’envoi d’e-mails.
2. Adaptez un ton éditorial cohérent : il est toujours intéressant d’utiliser des mails types dont le ton est cohérent (manière de saluer, vouvoiement ou tutoiement, humour ou sérieux, etc.). Le piège serait de créer des emails trop impersonnels et génériques, car l’automatisation des e-mails ne vous empêche pas de travailler votre image de marque.
3. Envois automatiques ou manuels ? Si vous envoyez très peu d’emails, vous pouvez vous contenter de simplement créer quelques modèles d’e-mails dans votre boîte mail. Mais dès lors que vous avez des besoins importants et une grande base de données clients ou prospects, il sera toujours intéressant d’automatiser l’envoi des e-mails. Cela passe forcément par le recours à un logiciel adapté.
4. Choisissez un logiciel d’emailing : pour automatiser l’envoi des emails, vous aurez nécessairement besoin d’un logiciel d’emailing. On peut notamment citer Brevo, Mailchimp ou encore Sarbacane. Si vous utilisez un CRM (logiciel de relation client, comme Hubspot), vérifiez s’il ne comporte pas des fonctionnalités d’emailing qui pourraient faire l’affaire.
5. Paramétrez vos campagnes email : il reste ensuite à paramétrer vos différentes campagnes e-mail, et à créer différents scénarios qui vous permettront d’envoyer automatiquement certains e-mails. On peut par exemple imaginer un scénario de bienvenue, qui présente votre activité en 3 ou 4 e-mails, programmés à quelques jours d’intervalle, et qui se déclencherait dès qu’un internaute s’inscrit à votre newsletter ou à votre base de données.
6. Testez vos campagnes : prenez toujours le temps de tester vos campagnes emailing. Demandez à recevoir des emails tests avant la diffusion, pour relire les textes et vérifier la mise en page. Pensez également à vous abonner à vos listes de diffusion, pour recevoir tous les e-mails envoyés. Cela peut notamment vous aider à vérifier que les e-mails sont envoyés correctement, et que la personnalisation fonctionne si vous utilisez des champs personnalisés dans vos contenus (nom du destinataire, par exemple).

Si votre entreprise est déjà en grande partie digitalisée (par exemple si vous gérez un site de e-commerce), il est indispensable de connecter votre logiciel d’emailing à votre CRM et à votre base de données. Voilà pourquoi il est essentiel d’intégrer votre équipe technique ou vos prestataires techniques dans l’automatisation de vos e-mails.

De cette manière, vous serez en mesure d’envoyer des mails automatiquement, dès lors qu’une action est réalisée sur votre site (inscription à votre newsletter, abandon de panier, achat d’un produit, demande d’information, etc.).

Vous avez désormais une vision plus claire des mails types et de l’automatisation des e-mails. Il ne reste plus qu’à réfléchir sérieusement à l’automatisation de vos envois de courriels professionnels !