Cahier des charges d’un site internet : tout comprendre

Avant de concevoir ou de commander la conception d’un site internet, mieux vaut avoir une vision précise de votre projet web. Le cahier des charges d’un site internet est justement un document qui vous permet de détailler votre vision et vos besoins. Cette page vous explique tout ce qu’il y a à savoir sur la création d’un cahier des charges pour un site internet ou pour sa refonte.

Pourquoi faire un cahier des charges pour la création d’un site internet ?

Le lancement d’un nouveau site internet est un projet dont il ne faut pas sous-estimer la complexité. Pour vous assurer un site web parfaitement taillé pour vos besoins, il est impératif de concevoir un cahier des charges précis avant la conception d’un site internet. Cela vaut aussi bien pour les projets créés en interne que pour un site internet conçu par une agence web ou un prestataire indépendant.

Qu’est-ce qu’un cahier des charges pour un projet web ?

Avant toute chose, expliquons en quoi consiste le cahier des charges d’un site web.

Concrètement, le cahier des charges d’un site web est un document complet, qui détaille l’ensemble des éléments nécessaires à la conception d’un site web.

Ce document peut contenir tous les éléments utiles au sujet de votre projet web :

• Présentation de votre entreprise,
• Contexte,
• Présentation des objectifs et besoins,
• Nature du site web,
• Liste des pages,
• Détail des fonctionnalités, etc.

Bien évidemment, plus un projet de site web est complexe, et plus le cahier des charges sera complet. Pour créer un site vitrine, un document de quelques pages est parfois suffisant, quand certaines plateformes web sur mesure nécessiteront plusieurs dizaines de pages détaillées, parfois avec schémas et visuels à l’appui.

Intérêt d’un cahier des charges pour un site web

Tout projet de création d’un site internet de PME, TPE ou d’entreprise plus grande doit être sérieusement encadré. La qualité de cet encadrement sera souvent proportionnelle au budget total du projet, et à ses enjeux financiers.

La création d’un cahier des charges permet de mettre votre projet de site web à plat, ce qui vous offre de nombreux atouts :

• Une vision claire de votre projet : s’il est fréquent qu’un cahier des charges soit à destination de prestataires externes (une agence web, par exemple), il a tout de même l’intérêt de vous faire réfléchir sérieusement à votre projet. Avec une vision claire et réfléchie de vos besoins, vous évitez des dépenses inutiles et vous vous assurez de la pertinence de votre site internet.
• Une estimation plus précise du prix d’un site web : le cahier des charges est un document utile à transmettre à vos équipes ou à vos prestataires pour estimer le temps de développement du projet, et donc son coût total. Impossible de faire estimer exactement le prix d’un site web sans une vision précise de ce à quoi il doit ressembler.
• Un gain de temps et d’argent : le développement d’un site web sera nettement plus long et coûteux si votre projet est mal défini, ou si vous changez vos consignes en cours de route. Voilà pourquoi il est essentiel d’établir votre cahier des charges avant même de consulter un prestataire. Quand vous faites estimer le coût de conception d’un site internet, il est essentiel que vous ayez déjà une vision relativement claire de ce à quoi il est censé ressembler.
• Un document de référence pour tous les intervenants : tout au long d’un projet, le cahier des charges fait office de référence, voire de plan à suivre, pour tous les intervenants. Il simplifie les échanges et évite les questions inutiles, en donnant une vision claire de ce à quoi le site doit ressembler.
• Un référentiel qualité : enfin, notez que le cahier des charges d’un site web est aussi une sécurité si vous faites appel à un prestataire externe. Votre devis de création de site web sera calqué en fonction de votre cahier des charges. Ce dernier fera donc office de référentiel si vous vous apercevez que toutes les fonctionnalités décrites n’ont pas été conçues comme prévu.

On comprendra que le cahier des charges est pertinent pour tous les acteurs d’un projet, que ce soit le client donneur d’ordre comme l’agence web et tous les prestataires amenés à travailler sur le projet.

Il est par ailleurs pertinent que le cahier des charges soit validé par les deux parties, et serve ainsi de référence à l’estimation et au contrôle qualité lors de la création du site web.

Quand faire un cahier des charges pour son projet web  ?

Tout projet web doit faire l’objet d’un cahier des charges. Ce dernier sera utile aussi bien lors de la création que lors de la modification d’un site internet.

Cahier des charges pour la création d’un site internet

Dans le cadre de la création d’un site internet, le cahier des charges doit permettre de donner du contexte autour de ce projet :

• Présentation de l’entreprise,
• Origine du projet de création du site web,
• Besoins précis de l’entreprise,
• Cible et intérêt du site internet,
• Acteurs amenés à utiliser le site web ou à travailler sur ce dernier,
• Charte graphique et visuels existants de la marque, etc.

Sans aucun site web de référence, le cahier des charges doit permettre de donner une vision claire de l’entreprise et de son fonctionnement. Il s’agit de mettre en ligne un site qui correspond parfaitement aux besoins de la société.

Cahier des charges pour la refonte d’un site internet

On notera que le cahier des charges est tout aussi indispensable dans le cadre d’une refonte de site internet, c’est-à-dire lors de la création d’une nouvelle version d’un site internet actuel.

Un cahier des charges de refonte d’un site web doit forcément prendre en compte l’existant :

• Présentation du site web actuel,
• Origine et nécessité du projet de refonte,
• Parties du site web à supprimer,
• Parties du site web à modifier,
• Parties du site web à ajouter,
• Éléments stratégiques liés à la refonte, etc.

Le cahier des charges doit clairement mentionner l’objectif de la refonte, pour que les différents acteurs comprennent les enjeux. Il est important de mettre en avant l’impact potentiel de la refonte sur l’activité, que ce soit d’un point de vue positif comme négatif.

Il faut par exemple mentionner les éventuels impacts sur le SEO ou sur le chiffre d’affaires, ainsi que les principaux points d’attention à porter sur le projet. Il s’agit par exemple d’indiquer à quel moment passer de l’ancienne version à la nouvelle version, si jamais la refonte nécessite une indisponibilité du site durant quelques heures (qui pourrait avoir un impact sur l’activité de l’entreprise).

Qui doit réaliser le cahier des charges pour un site web ?

Il est bon de comprendre les responsabilités de chacun en matière de conception d’un cahier des charges

Le cahier des charges d’un site internet doit idéalement être réalisé par le client lui-même. Ce dernier doit impliquer toutes les personnes pertinentes en interne pour la conception d’un cahier des charges cohérent et pertinent. C’est un élément important à comprendre, car un client qui demande un devis de site web sans avoir réfléchi sérieusement à son projet a plus de risques de développer un site internet mal conçu ou non adapté à son activité.

Néanmoins, il est évident que le prestataire externe peut aider dans la conception du cahier des charges, notamment en apportant son expertise technique et son regard ou son opinion sur les technologies ou les langages à utiliser.

Dans l’idéal, un projet de création de site web sera conçu comme suite :

1. Le client réfléchit à ses besoins et rédige une première version sommaire mais précise du cahier des charges, à présenter au prestataire.
2. Le prestataire étudie le cahier des charges sommaire, pour donner un premier avis technique sur la faisabilité du projet, et réaliser une première estimation tarifaire. Il peut également donner des informations sur le planning général du projet (délai de livraison estimé, phases de livraison, etc.).
3. Au besoin, le client ajuste son cahier des charges pour partir d’un document définitif, qui contractualise l’offre de développement et fait office de repère pour tous les acteurs impliqués.

On gardera en tête que la conception d’un cahier des charges est une tâche à part entière, qui exige beaucoup de temps et de travail. Si vous comptez externaliser cette tâche, il faudra forcément prévoir un budget pour la conception d’un cahier des charges (et notamment de nombreux allers-retours avec le client, pour bien définir son projet).

En effet, une agence web peut tout à fait proposer un devis gratuit pour la conception d’un site web, mais en aucun cas vous proposer gratuitement la conception d’un cahier des charges complet. Moins votre projet est défini en interne, et plus il y a de risques pour que la conception du projet en lui-même vous coûte cher.

Comment réfléchir à un projet web ?

Pour rédiger le cahier des charges d’un projet web, il faut déjà une certaine vision de ce à quoi ressemblera ce dernier. La conception du cahier des charges ne doit donc débuter qu’à partir du moment où vous avez déjà une vision claire de votre projet et de vos besoins.

Comme pour toute stratégie de communication digitale, l’étape de réflexion est donc primordiale, avant même de réaliser toute action.

L’idéal est de faire le point avec l’ensemble des salarié(e)s concerné(e)s par le projet, pour définir les éventuels besoins et utilisations de chacun. Réfléchir à un futur site web nécessite de se poser les questions suivantes :

• Quel est l’objectif de mon site internet ? Cherchez-vous à présenter l’entreprise ? Créer une boutique en ligne ? Faciliter la relation client ? Etc.
• De quel type de site internet ai-je besoin ? Site e-commerce, site vitrine, intranet, etc.
• De quelles fonctionnalités ai-je besoin ? Espace client, plateforme de vente en ligne, accès pour les collaborateurs, système de ticket, etc.
• Quelles sont les fonctionnalités indispensables ? Et celles qui sont facultatives ?
• Quelle est ma cible ? À qui va s’adresser le site web ? Qui va l’utiliser ? Dans quel but ?
• Qui va prendre en charge la maintenance ou la mise à jour du site web ? En interne, qui sera amené à travailler sur le site web ?
• Quel est le budget que je suis prêt(e) à dépenser ?
• Quel est l’éventuel retour sur investissement de mon site internet ? Comment sera-t-il mesuré ?

Le simple fait de répondre à ces différentes questions vous donne déjà une vision plus précise de votre projet. Ces questions vous permettent de définir assez clairement votre besoin, et donc la nature du site à développer.

Par la suite, la conception du cahier des charges va permettre d’ajouter plus de détails, de précisions et de contexte.

Comment faire un cahier des charges pour un site internet ?

Après avoir pris le temps de mettre à plat vos besoins et votre projet, il reste bien évidemment à rédiger le cahier des charges du site web. Un bon cahier des charges va s’appuyer sur un sommaire en plusieurs parties. Il s’agit de donner une vision globale du projet en différents points, et de faciliter la navigation grâce à un sommaire clair et simplement accessible.

Que contient un cahier des charges ?

Pour la rédaction d’un cahier des charges, l’idéal est de commencer par préparer le titre de chaque partie, pour avoir une vision claire du sommaire et savoir dans quelle partie distiller quelle information.

Le sommaire du cahier des charges d’un site web contiendra généralement les chapitres suivants (à adapter ou ajuster en fonction de votre projet) :

1. Présentation du projet :
   1. Liste des interlocuteurs : au besoin, liste et coordonnées des différents interlocuteurs du projet (responsable technique, responsable marketing, etc.).
   2. Présentation de l’entreprise : structure de l’entreprise, secteur d’activité et enjeux actuels.
   3. Présentation du site internet : son rôle et son importance dans l’activité de l’entreprise.
   4. Cible du site : la ou les principales cibles du site internet (clients, prospects, partenaires, salariés, etc.), ainsi que leur profil.
   5. Objectifs : quels sont les objectifs du site internet à court, moyen et long terme ?
   6. Produits et services : au besoin, liste des produits et services présentés sur le futur site internet (par exemple via un lien vers votre catalogue).
2. Cadre technique du projet :
   1. Informations et contraintes techniques : quel est l’état d’avancement actuel (nom de domaine, hébergeur web, autres sites internet de l’entreprise ?). Existe-t-il des contraintes techniques à respecter (choix d’un CMS, d’un hébergeur, d’une solution technique) ?
   2. Fonctionnalités du site web : quels sont vos besoins en termes de fonctionnalités ? Préciser ici tout ce qui peut quitter le cadre d’un simple site vitrine : site e-commerce, espace client en ligne, intranet, modules multimédias, espace blog, chat, portfolio en ligne, module de réservation, etc.
   3. Arborescence du site web : présentation des principales pages du site internet, et de leur lien entre eux (voir nos conseils sur l’arborescence d’un site internet).
   4. Contenus : si vos contenus sont déjà préparés (textes, images, vidéos), préparez un dossier qui contiendrait les différents contenus à prévoir pour chaque page.
   5. Maintenance technique : qui prendra en charge la maintenance et la mise à jour du site web ? Le projet nécessite-t-il des formations en interne ?
3. Apparence du site web :
   1. Identité de l’entreprise : brève présentation des supports existants de l’entreprise (flyers, profils de réseaux sociaux, etc.) et de son identité graphique générale.
   2. Charte graphique actuelle : présentation de la charte graphique de l’entreprise, si elle existe.
   3. Consignes générales : liste des couleurs, polices d’écriture, visuels ou logos à utiliser.
   4. Maquette et visuels : présentation de maquettes ou de visuels existants si vous en possédez déjà.
4. Planning du projet :
   1. Étapes du projet : liste des différentes étapes de développement et de validation du projet.
   2. Dates principales : date de livraison du projet, et dates des différentes étapes.

Bien évidemment, la forme d’un cahier des charges dépendra de la nature exacte du projet. Par exemple, un cahier des charges pour la refonte d’un site internet pourra présenter en détail les fonctionnalités actuelles et les défauts de celles-ci. Un cahier des charges pour un site intranet pourra quant à lui présenter en détail chaque profil de salarié (RH, manager, commercial, etc.) et les fonctionnalités nécessaires pour chacun.

Dans tous les cas, il est nécessaire d’assigner et de faire intervenir différents référents en interne, pour vous assurer de la pertinence de vos besoins et ne rien omettre dans la conception du cahier des charges.

Comment rédiger un cahier des charges pour un site internet ?

Avec une vision claire des contenus à intégrer et de leur disposition est essentiel pour la rédaction d’un cahier des charges. Voilà pourquoi il est essentiel de toujours commencer par préparer votre sommaire, pour remplir ensuite chaque page de ce dernier.

Concernant la rédaction à proprement dit, voici quelques conseils pour rédiger le contenu d’un cahier des charges :

• Tout cahier des charges va débuter par un sommaire, qui permettra de faciliter la navigation entre les thématiques abordées.
• Privilégiez des phrases simples. Le cahier des charges est avant tout descriptif et doit être clair et facile à parcourir.
• Utilisez systématiquement des listes à points ou des listes numérotées. Un sujet = un point. Cela vous aide à rester bref et simplifie la lecture.
• Supprimez tout élément superflu. Chaque partie du cahier des charges doit être la plus courte possible, et contenir uniquement des éléments importants.
• Un sommaire très précis vous permet d’éviter le « hors sujet ». Si une phrase n’a pas sa place dans une partie, supprimez-la ou déplacez-la vers la partie appropriée du document.
• Utilisez au besoin des visuels. Si vous avez déjà des wireframe, une charte graphique ou d’autres éléments, intégrez-les directement au cahier des charges dans les parties pertinentes.
• Si vos éléments complémentaires (par exemple une charte graphique) sont trop volumineux, vous pouvez les envoyer en pièce jointe parallèlement au cahier des charges. Mais on évitera dès que possible de multiplier les autres documents ou sources. Un bon cahier des charges doit donner une vision claire du projet, sans avoir besoin de consulter d’autres documents.

L’une des clés d’un bon cahier des charges est de mêler précision et simplicité. Le format en lui-même se doit d’être clair, avec un sommaire et différentes parties, pour permettre de cadrer efficacement le projet et simplifier la navigation entre les différentes parties du cahier des charges.

Exemples de cahier des charges pour un site internet

Il peut être intéressant de se pencher sur des exemples de cahier des charges pour un site web.

On peut trouver différents modèles sur internet, ou encore y découvrir des cahiers des charges conçus pour des sites existants :

• Si vous cherchez des exemples de cahier des charges d’un site web, le site de France Num propose différents exemples concrets à télécharger sous format PDF, ainsi que d’autres conseils sur la conception d’un tel document.
• Vous pouvez également trouver un exemple de cahier des charges d’un site e-commerce sur lafabriquedunet.fr, qui vous donne également des conseils spécifiques relatifs à la conception d’une boutique en ligne.

Si vous ne parvenez pas à concevoir votre cahier des charges, le mieux est de débuter sous forme de brouillon, quitte à confier la rédaction finale à vos prestataires.

Mais il sera toujours plus pertinent pour toutes les parties que le client ait une vision claire et précise de ses besoins, au risque de perdre un temps précieux dans les allers-retours, voire d’obtenir un site web qui ne correspond pas totalement aux besoins du donneur d’ordre.