Comment organiser une journée porte ouverte ?

La journée porte ouverte (JPO) est un évènement qui peut être intéressant pour mettre en avant une entreprise, ou plus encore un établissement de formation. Les journées porte ouverte sont notamment incontournables pour les écoles privées, mais peuvent aussi représenter un intérêt pour certaines sociétés. Cette page vous résume l’intérêt de tels évènements professionnels, et vous donne tous les conseils pour organiser une journée porte ouverte.

En quoi consiste une journée porte ouverte ?

Avant toute chose, rappelons le principe et l’intérêt de la journée porte ouverte pour une structure de formation ou pour une entreprise.

Le principe de la journée porte ouverte (JPO)

Comme son nom l’indique de manière assez transparente, la journée porte ouverte, ou JPO, est un évènement durant lequel une entreprise, une école ou encore une association ouvre ses portes au public.

L’enjeu d’une JPO est de donner une certaine vision des « coulisses » d’un établissement ou d’une organisation. Loin d’être une simple ouverture au public, la journée porte ouverte est l’occasion de mettre en valeur l’établissement et d’informer son public potentiel (parents d’élèves, futurs étudiants, clients, futurs salariés, etc.), souvent à travers la réalisation d’un parcours guidé, de temps d’échange ou encore d’animations.

Naturellement, les journées portes ouvertes ne sont pas adaptées à tous types d’entreprises. De manière générale, elles seront considérées comme incontournables pour les écoles publiques et privées et pour les centres de formation. Elles peuvent être un plus pour toute entreprise ayant intérêt à dévoiler ses locaux lors d’un évènement spécifique (ou encore dans le milieu associatif).

À quoi servent les journées portes ouvertes ?

La journée porte ouverte est un évènement d’entreprise, qui doit être organisé bien en amont et nécessite une certaine logistique.

La question est bien évidemment de comprendre quel est l’intérêt d’organiser une JPO.

Dans les faits, la journée porte ouverte peut être intéressante à différents niveaux :

• Il peut s’agir d’un évènement attendu : si vous gérez un établissement scolaire, il se peut que la JPO soit tout simplement incontournable. Elle est souvent attendue par les futurs élèves et parents d’élève, et peut donc être un moment essentiel pour convaincre et échanger avec les futurs étudiants.
• Elle peut être liée à un évènement phare : une entreprise peut tout à fait imaginer une journée porte ouverte dans l’optique du lancement d’un nouveau produit, de l’ouverture de ses bureaux ou d’une actualité clé. La JPO permet alors tout simplement d’organiser un évènement dans les locaux, et de faire ainsi d’une pierre deux coups.
• Elle peut améliorer la notoriété d’une entreprise : l’organisation d’une JPO peut permettre d’améliorer la notoriété d’une entreprise, en l’aidant à s’imposer comme un acteur local incontournable (notamment à travers la couverture médiatique de l’évènement). Les locaux d’une entreprise, en particulier si elle dispose d’infrastructures de qualité, peuvent ainsi être mis en valeur lors d’une journée spéciale.
• Elle valorise les produits et services : la JPO peut aussi être l’occasion de mettre en valeur un savoir-faire, des services ou des prestations. C’est aussi bien le cas pour une université ou une école privée que pour toute entreprise amenée à accueillir du public (par exemple un club de sport ou des bureaux en coworking) ou qui dispose d’installations spécifiques (usine, artisanat, etc.).

La journée porte ouverte est particulièrement pertinente au niveau local, et pour les entreprises ou structures ayant des locaux ouverts ou originaux. La JPO d’un établissement de formation supérieure est tout simplement incontournable, car elle peut aider les futurs étudiants (et leurs parents) à se projeter. Dans une autre mesure, l’organisation d’une journée porte ouverte peut aussi être conçue dans l’optique d’attirer de nouveaux salariés.

Naturellement, la JPO aura peu d’intérêt si vous ne souhaitez pas particulièrement mettre en valeur vos bureaux, et qu’il y a peu d’intérêt à attirer un public cible dans vos locaux.

Organiser une journée portes ouvertes

Il existe différentes manières d’organiser une JPO pour une école ou pour une entreprise.

Dans tous les cas, l’organisation d’une journée porte ouverte doit être réalisée bien à l’avance, car un tel évènement nécessite de nombreux préparatifs. Une journée porte ouverte exige quoi qu’il en soit la présence d’une bonne partie de votre équipe, et sa préparation doit donc intégrer les salariés dès le début du processus.

Voyons ensemble comment organiser une journée porte ouverte :

Définir l’objectif de l’évènement

Toute organisation d’évènement nécessite un budget et une organisation. Dès lors, mieux vaut bien déterminer quel est l’objectif final d’une telle organisation !

Il est primordial d’avoir un objectif en tête au moment d’organiser une JPO, car la nature de l’évènement doit permettre d’atteindre cet objectif :

• Pour un établissement de formation, l’objectif sera souvent de convaincre les futurs étudiants.
• Pour une association, il s’agira d’attirer de nouveaux membres.
• Pour une entreprise, les enjeux peuvent être plus commerciaux (attirer l’attention, générer des prospects, faire connaître votre entreprise au local, etc.).

Vous n’allez pas forcément travailler de la même manière si vous cherchez à générer des contacts, à remercier vos clients fidèles ou encore à profiter d’une couverture médiatique.

Important : pensez également à viser un public cible, auprès duquel il faudra communiquer, et pour lequel l’évènement sera pensé. En dehors du type de public, il est intéressant d’avoir une certaine idée de la fréquentation de l’évènement, pour imaginer un accueil en conséquence.

Définir la date d’une journée porte ouverte

Ensuite, il est impératif d’asseoir la date de l’évènement, à la fois pour assurer sa préparation, mais aussi pour communiquer autour de la JPO.

La date d’une journée porte ouverte doit coïncider avec ses objectifs et avec votre activité :

• Dans les milieux scolaires, les JPO doivent correspondre aux périodes durant lesquelles les élèves et étudiants font leur choix de formation. Elles sont généralement réalisées jusque fin mai, mais peuvent avoir lieu plusieurs fois dans l’année.
• Pour une entreprise, calez la journée avec une date clé de votre activité. Elle peut par exemple avoir lieu en fin d’année (novembre, voire début décembre) pour remercier vos clients.
• Pour une association ou un club, privilégiez le début de la saison, quand les nouveaux arrivants peuvent s’inscrire et recherchent une activité.
• Privilégiez une date où les gens seront disponibles. Une entreprise aura intérêt à organiser sa JPO en fin de semaine (jeudi ou vendredi), tandis qu’une école pourra envisager une JPO durant le week-end. Mieux vaut néanmoins éviter les périodes de vacances ou de jours fériés.
• Au niveau local, évitez d’organiser une JPO à un moment clé de l’année ou au même moment qu’un gros évènement local (salon étudiant, match de foot, etc.), pour ne pas que cela fasse de l’ombre à votre journée.

Il est conseillé de définir la date au minimum 6 mois à l’avance, afin d’être en mesure de communiquer autour de l’évènement et de le préparer sérieusement (voir nos conseils de communication en fin d’article).

Si la JPO est prévue sur un rythme annuel, l’idéal est de toujours la réaliser dans la même période de l’année, afin d’en faire un rendez-vous.

Organiser des animations

Pour qu’une journée porte ouverte soit efficace, mieux vaut éviter de laisser trop de place à l’improvisation ! Il est important de prévoir des animations et des moments clés, afin de ponctuer l’évènement.

La journée porte ouverte peut être composée de différentes « animations » :

• Une visite guidée des lieux (ou plusieurs visites guidées, tout au long de la journée)
• Une session questions/réponses,
• Une vidéo de présentation de l’entreprise ou des lieux,
• Un stand de présentation ou de test des produits,
• Des échanges en tête à tête (par exemple avec des professeurs ou d’anciens élèves pour une école),
• Une présentation des machines,
• Un discours du directeur, etc.

Il est important de dimensionner l’évènement en fonction du public attendu. La journée porte ouverte peut s’étaler sur toute la journée (comme son nom l’indique !), auquel cas il faudra prévoir des animations en continu, avec la présence de salariés en permanence.

Si vous savez votre audience limitée, il pourra être plus pertinent de définir une plage horaire serrée (demi-journée par exemple), afin de concentrer les animations et d’éviter les temps morts.

Le programme de la JPO peut présenter les temps forts à l’avance, par exemple en indiquant l’heure exacte d’un discours ou du verre de l’amitié !

Important : il est essentiel que les salariés présents soient « formés » à répondre aux questions ou à accompagner les visiteurs. La JPO aura peu d’intérêt si vos salariés ne participent pas ou si personne n’est là pour accueillir le public.

Préparer des supports de communication

En parallèle de l’organisation des animations, vous aurez très certainement besoin de préparer des supports de communication, ou encore des « goodies » (cadeaux promotionnels à donner aux visiteurs).

L’organisation d’une JPO peut nécessiter différents supports et accessoires :

• Kakémono, roll-up et autres bannières, qui peuvent habiller les locaux ou les stands présents lors de la JPO. Si vous participez parfois à des foires commerciales, ces supports pourront y être réutilisés.
• Flyers de communication ou programme de l’évènement, à utiliser en amont ou le jour même, pour mettre en avant les temps forts de la journée ou les différentes animations.
• Brochures de présentation à distribuer aux participants, pour présenter vos produits ou services.
• Sacs de goodies, qui peuvent contenir des brochures, des échantillons gratuits et autres objets de communication (stylo, aimant, etc.).

L’idée est non seulement de pouvoir informer correctement les visiteurs sur place, mais aussi de chercher à créer un lien avec eux, voire de récupérer leurs coordonnées.

Notre conseil : n’oubliez jamais qu’il est primordial que vous soyez en mesure de communiquer avec les participants à votre JPO. Il est utile de réfléchir à un moyen de récupérer leurs coordonnées, par exemple en leur proposant de s’inscrire à votre liste de diffusion ou d’être recontactés suite à l’évènement. L’organisation d’un tirage au sort ou d’un jeu concours peut aussi être un beau prétexte pour cela.  

Réaliser toutes les démarches

En plus d’organiser l’évènement en lui-même, ne négligez pas les démarches annexes, parfois essentielles à la sécurité ou à l’autorisation de l’évènement.

On notera que l’accueil de public dans vos locaux peut nécessiter certaines démarches administratives, en particulier si l’évènement risque d’attirer du monde.

N’hésitez pas à contacter votre mairie en amont pour vérifier si une demande d’autorisation d’utilisation exceptionnelle de locaux est nécessaire. Cette démarche nécessite deux mois d’instruction, d’où l’absolue nécessité de l’entreprendre au plus vite.

Selon les dimensions de l’évènement, vous pourrez également contacter votre assurance (concernant l’accueil de personnes externes à votre société), voire une entreprise de sécurité évènementielle si cela peut s’avérer nécessaire.

Comment communiquer sur une journée porte ouverte ?

Pour conclure sur le sujet, rappelons qu’une JPO réussie nécessite un public !

Il est inutile de préparer une journée porte ouverte si vous n’avez pas déjà une large liste de diffusion, ou si vous n’êtes pas en mesure de communiquer autour de l’évènement.

Il est essentiel de bien communiquer sur une journée porte ouverte :

• Si vous prévoyez un gros évènement, n’hésitez pas à investir un budget publicitaire (panneaux publicitaires, publicité en ligne, etc.).
• Contactez les différents médias locaux ou tous les médias spécialisés autour de votre activité, afin de faire parler de l’évènement.
• Si vous avez une base de données (clients et/ou prospects), contactez-les pour les prévenir de l’évènement plusieurs fois, et bien à l’avance.
• Utilisez vos canaux de communication régulièrement (newsletter, réseaux sociaux, etc.), pour annoncer l’évènement et le rappeler régulièrement.

Il est toujours intéressant de prévoir un communiqué de presse autour d’une journée porte ouverte. Voilà pourquoi il est essentiel d’avoir un minimum d’informations autour de l’évènement pour communiquer efficacement. Cherchez toujours à créer l’intérêt de votre public cible, en mettant en avant des animations pertinentes ou des temps d’échange, ce qui pourra inciter à participer à l’évènement.

Enfin, n’oubliez pas de mobiliser au besoin votre entourage et celui de vos salariés. S’il s’agit de votre première JPO et que vous n’êtes pas certain de la fréquentation, pensez à inviter vos proches pour vous assurer d’un minimum de popularité de l’évènement !